A si se decida por un producto enlatado o por un desarrollo a medida, esta etapa es una buena oportunidad para revisar los procedimientos de su empresa y discutir cuales pueden ser mejorados.
Diseño y Desarrollo del Sistema
Con un software enlatado Usted no podrá participar en el diseño y desarrollo del sistema. De hecho, el sistema ya se encuentra desarrollado. Esto posee la gran ventaja que no hay que contemplar el tiempo de diseño y desarrollo de este. La desventaja es que los usuarios tendrán que acostumbrarse al nuevo producto tal como es: Por ej. la interfaz gráfica (como luce el sistema).
Si bien los softwares enlatados de hoy en día ofrecen gran funcionalidad y flexibilidad cabe destacar que los clientes que lo utilizan muchas veces se terminan adaptando a las metodologías propuestas por el software enlatado. Si Usted tiene algún procedimiento particular y específico difícilmente el proveedor le dé una solución a medida si no la puede colocar en el mercado para otros clientes.
En un software a medida, los profesionales contratados para desarrollarlo involucrarán a los futuros usuarios en el diseño y desarrollo del mismo. Probablemente el desarrollador realizará los componentes del sistema, y los usuarios sugerirán mejoras o ajustes en los mismos a medida que lo vayan probando (normalmente se hacen entregas parciales del sistema). Una gran ventaja que tiene desarrollar su propio sistema es que Usted podrá intervenir en la decisión de la tecnología a utilizar para el desarrollo del sistema: motor de base de datos (en función de cantidad de transacciones, etc.), entorno web o escritorio, sistema operativo, lenguaje de programación, formato de reportes, etc.
Puesta en marcha del sistema
Cuando Usted adquiere un sistema enlatado el proveedor le entregará seguramente un paquete que contiene los cd’s de instalación, las licencias de uso, un manual de usuario, y uno o varios dispositivos de seguridad que evitan la piratería (uso ilegal del sistema). Luego, profesionales idóneos (provistos por el proveedor del sistema o NO) instalarán y luego parametrizarán el sistema con el fin de que el mismo se adapte a los requerimientos de su empresa, y para aprovechar lo mejor posible la funcionalidad provista por el sistema. La etapa de implementación demandará más o menos tiempo en función de la complejidad del sistema y de la complejidad de los procesos de su empresa. El costo de implementación será variable (a diferencia del costo de adquisición del sistema).
En un software a medida la implementación suele ser rápida (no hay que configurar tantos parámetros ya que el sistema fue realizado a pedido). Pero por supuesto, hay que esperar a que se complete la etapa de diseño y desarrollo de este, la cual dependerá de la complejidad del sistema. Muchas veces se implementa el sistema en etapas (implementación parcial).
Errores en el sistema
Un sistema enlatado es sometido a testeo y a un severo control de calidad antes de ser lanzado al mercado (una vez lanzado es utilizado por cientos de clientes, y si fuese lanzado con errores colapsaría el departamento de soporte técnico de la empresa proveedora). De todas maneras, ningún sistema está exento de error. En caso de que el cliente detecte un error, reportará el problema a la empresa proveedora, quien corrige el inconveniente e incluye la solución en la próxima actualización del sistema. En caso de ser un error grave seguramente emitirá un Service Pack (una actualización lanzada al mercado para corregir el error inmediatamente). Todo esto hace que sea poco probable (pero no imposible) encontrarse con errores en un sistema enlatado. Sin dudas, esto es una gran ventaja.
Un sistema desarrollado a medida también debe ser sometido a un severo testing y control de calidad. Pero sólo se implementará en su empresa. Es por eso que los sistemas a medida suelen presentar más errores una vez puesto en marcha. En contrapartida, podemos decir que los errores son resueltos casi en el acto (no hay que esperar que se emita un upgrade para lanzarse al mercado).
Mantenimiento y Soporte técnico
Las empresas proveedoras de un sistema enlatado suelen brindar abonos de soporte técnico. Este soporte incluye orientación al usuario con respecto al uso del sistema (que puede ser telefónico o por mail). Otras tareas seguramente se deberán abonar aparte.
Las empresas desarrolladoras de sistemas a medida también suelen brindar abonos de mantenimiento y soporte técnico. Este incluye orientación al usuario, reporte y corrección de errores. Algunos abonos también incluyen horas destinadas a programación de nuevas funciones en el sistema. En estas empresas la atención suele ser más personalizada ya que no cuentan con cientos de clientes sino con pocos, pero importantes clientes. Esto es sumamente valioso.
Actualización del sistema (upgrades)
Los sistemas enlatados suelen estar actualizados en cuanto a tecnología y herramientas ya que el mercado así lo demanda. Obviamente esto es una gran ventaja. Además, en cada actualización del sistema se va incluyendo más funcionalidad (a medida que los clientes solicitan mejoras, se van incorporando al sistema). Es por eso por lo que el proveedor del sistema lanza periódicamente al mercado actualizaciones del sistema. Por supuesto, estas actualizaciones tienen un costo, y hay que adecuarse a los tiempos del proveedor.
Los sistemas a medida suelen actualizarse en tecnología y crecer en funcionalidad a medida que el cliente así lo solicite. La ventaja es que no hay que esperar a que el proveedor emita una nueva actualización, sino que la misma se solicita y se establecen los tiempos de entrega. El sistema a medida podrá crecer a medida que su negocio lo haga. La desventaja es que el costo de actualización recaerá únicamente en Usted (no es compartido por el resto de la clientela).
